Polityka prywatności apteki internetowej www.webpharm.pl

Data wejścia w życie

2026-03-12

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników i klientów apteki internetowej www.webpharm.pl jest Apteka Przyjazna 4 sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Ozimskiej 72, 45-309 Opole, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000656948, NIP 7481584224, REGON 366269201, adres e-mail apteka@webpharm.pl, dalej jako Administrator.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w celu uzyskania informacji o sposobie przetwarzania danych, zgłoszenia żądania, sprzeciwu, prośby o poprawienie lub usunięcie danych albo zgłoszenia zastrzeżeń dotyczących prywatności, można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail apteka@webpharm.pl albo pisemnie na adres siedziby Administratora.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Jakie dane są przetwarzane

Zakres przetwarzanych danych może obejmować w szczególności imię, nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące zamówienia, dane Konta, historię zamówień, dane związane z reklamacjami, dane zawarte w korespondencji kierowanej do Administratora oraz dane techniczne związane z korzystaniem ze strony.

3. W jakich celach dane są przetwarzane

Dane osobowe są przetwarzane w celu korzystania ze strony internetowej, założenia i obsługi Konta, zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, obsługi płatności, przygotowania i doręczenia zamówienia, kontaktu z Klientem, obsługi reklamacji, realizacji obowiązków prawnych, ochrony roszczeń, prowadzenia działań analitycznych, zapewnienia bezpieczeństwa strony oraz organizacji działania apteki internetowej. Jeżeli w aptece internetowej działa newsletter, dane osoby zapisanej do newslettera są przetwarzane również w celu przesyłania informacji handlowych po wyrażeniu odpowiedniej zgody. 

4. Podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz realizacji umowy sprzedaży albo świadczenia usług drogą elektroniczną.

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, konsumenckich oraz przepisów regulujących prowadzenie apteki internetowej i wysyłkową sprzedaż produktów leczniczych.

Dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu dochodzenia lub obrony roszczeń, zapewnienia bezpieczeństwa strony, obsługi zgłoszeń, poprawy jakości obsługi, prowadzenia podstawowych analiz statystycznych oraz organizacji procesów wewnętrznych.

Jeżeli w konkretnym przypadku przetwarzanie wymaga zgody osoby, której dane dotyczą, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku danych szczególnej kategorii także odpowiedni przepis art. 9 RODO.

5. Dane związane z zakupem produktów leczniczych

W przypadku składania zamówień obejmujących produkty lecznicze dane przekazywane przez Klienta w toku zamówienia, w połączeniu z informacjami o nabywanych produktach, mogą stanowić dane dotyczące zdrowia w rozumieniu przepisów RODO. Dane tego rodzaju są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zamówienia, realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, zapewnienia prawidłowego wydania produktów oraz prowadzenia dokumentacji wymaganej dla działalności apteki internetowej. W odniesieniu do danych, które mogą stanowić dane dotyczące zdrowia, Administrator stosuje podwyższone środki ochrony oraz ocenia zakres danych przekazywanych do podmiotów współpracujących.

6. Konto i usługi elektroniczne

Założenie Konta jest dobrowolne. W celu utworzenia i utrzymania Konta Administrator przetwarza dane podane przez Użytkownika podczas rejestracji oraz dane dotyczące aktywności w ramach konta. Administrator przetwarza również dane podane w formularzach kontaktowych oraz dane związane z korzystaniem z funkcji strony, jeżeli są one niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną.

7. Płatności

W przypadku płatności online apteka internetowa korzysta z usług zewnętrznych operatorów płatności PayU i Przelewy24. Apteka nie przechowuje danych karty płatniczej ani innych pełnych danych instrumentów płatniczych wprowadzanych przez Klienta w formularzach operatorów płatności. Administrator otrzymuje jedynie informacje niezbędne do potwierdzenia dokonania płatności, jej statusu oraz powiązania płatności z konkretnym zamówieniem.

8. Dostawa zamówień

W celu nadania i doręczenia zamówienia Administrator przekazuje dane niezbędne do utworzenia etykiety przewozowej, obsługi przesyłki i dostarczenia jej Klientowi podmiotom świadczącym usługi kurierskie i logistyczne, w szczególności DPD, InPost oraz Orlen Paczka, o ile dany sposób dostawy został wybrany przez Klienta. Zakres przekazywanych danych obejmuje wyłącznie informacje potrzebne do prawidłowego nadania przesyłki i jej doręczenia, w szczególności imię i nazwisko, adres dostawy, numer telefonu oraz adres e-mail, jeżeli jest wymagany dla wybranego sposobu dostawy.

9. Reklamacje, kontakt i dochodzenie roszczeń

Dane osobowe przekazane w związku z reklamacją, odstąpieniem od umowy, zapytaniem lub inną formą kontaktu są przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia, udzielenia odpowiedzi, rozpatrzenia sprawy oraz ochrony praw Administratora.

10. Opinie o zakupach, eKomi i Ceneo

Administrator może korzystać z zewnętrznych systemów służących do zbierania opinii o zakupach i badania satysfakcji klientów, w szczególności eKomi oraz Ceneo. W przypadku wyrażenia przez Klienta odrębnej dobrowolnej zgody podczas składania zamówienia Administrator może przekazać adres e-mail Klienta oraz dane dotyczące transakcji do Ceneo.pl sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu w celu umożliwienia Klientowi wyrażenia opinii o zakupie oraz udziału w badaniu satysfakcji w ramach programu Zaufane Opinie. Zakres przekazywanych danych obejmuje dane niezbędne do obsługi ankiety posprzedażowej, w szczególności adres e-mail oraz informacje o transakcji. Brak wyrażenia zgody na udział w programie opinii nie wpływa na możliwość złożenia zamówienia i zawarcia umowy sprzedaży. W przypadku zamówień, które mogą ujawniać informacje o stanie zdrowia Klienta, Administrator może ograniczyć przekazywanie danych do zewnętrznych systemów opinii albo stosować dodatkowe zabezpieczenia organizacyjne i informacyjne.

11. Zapotrzebowania podmiotów leczniczych

W przypadku realizacji zamówień składanych przez podmioty wykonujące działalność leczniczą Administrator przetwarza dane zawarte w zapotrzebowaniach, dokumentach towarzyszących oraz dane identyfikujące osoby działające w imieniu podmiotu leczniczego. Dane te są przetwarzane w celu weryfikacji statusu podmiotu leczniczego, prawidłowości zapotrzebowania, zgodności zamawianych produktów z celem świadczeń zdrowotnych, wydania produktów osobie uprawnionej oraz realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

12. Cookies, local storage, session storage, logi serwera i dane techniczne

W związku z korzystaniem ze strony internetowej Administrator może przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, informacje o urządzeniu końcowym, systemie operacyjnym, rodzaju przeglądarki, ustawieniach językowych, adresach URL odsyłających, identyfikatorach sesji oraz inne dane eksploatacyjne zapisujące sposób korzystania ze strony.

Dane te są wykorzystywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemów, diagnozowania błędów, przeciwdziałania nadużyciom, utrzymywania ciągłości działania usług, tworzenia kopii bezpieczeństwa, ochrony przed atakami oraz prowadzenia podstawowych statystyk technicznych.

Apteka może stosować pliki cookies oraz podobne technologie, w tym mechanizmy pamięci przeglądarki, takie jak local storage lub session storage, w szczególności w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, utrzymania sesji, zapamiętywania wybranych ustawień, zachowania zawartości koszyka, zwiększenia bezpieczeństwa oraz prowadzenia statystyk, jeżeli takie rozwiązania zostały wdrożone.

Apteka korzysta z Google Analytics i Google Tag Manager. Google Analytics pomaga analizować sposób korzystania ze strony, a Google Tag Manager służy do zarządzania tagami i skryptami uruchamianymi w serwisie. Narzędzia te mogą wykorzystywać cookies lub podobne technologie, jeżeli zostały poprawnie wdrożone na stronie.

Technologie niezbędne do działania strony mogą być stosowane bez odrębnej zgody, jeżeli są konieczne do prawidłowego świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika. Technologie analityczne powinny być uruchamiane dopiero po wyrażeniu przez Użytkownika odpowiedniej zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies i podobnych technologii za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej oraz za pomocą dostępnego na stronie narzędzia do zarządzania zgodami, jeżeli zostało wdrożone.

13. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą trafiać do podmiotów, które pomagają Aptece prowadzić stronę i realizować zamówienia. Są to tylko te podmioty, bez których nie da się obsłużyć płatności, dostawy, działania strony, opinii o zakupach albo obowiązków prawnych. W zależności od sytuacji mogą to być operatorzy płatności, firmy kurierskie i operatorzy punktów odbioru, podmioty wspierające zaplecze techniczne strony, podmioty obsługujące systemy opinii, biuro rachunkowe, kancelarie prawne oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa. Dane są przekazywane tylko w zakresie potrzebnym do realizacji konkretnego celu.

14. Okres przechowywania danych

Dane związane z realizacją zamówień w aptece internetowej są przechowywane przez czas niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa, w tym przepisy podatkowe, rachunkowe, konsumenckie oraz przepisy regulujące wysyłkową sprzedaż produktów leczniczych.

Ewidencja zamówień produktów leczniczych sprzedanych w drodze wysyłkowej jest przechowywana co najmniej przez 3 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zrealizowano zamówienie.

Dane Konta są przechowywane przez okres utrzymywania konta, a po jego usunięciu przez okres niezbędny do rozliczeń, obsługi roszczeń i realizacji obowiązków prawnych.

Dane związane z reklamacjami, kontaktem z Klientem oraz dochodzeniem lub obroną roszczeń są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie do czasu upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przetwarzanie jest dopuszczalne na innej podstawie prawnej.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, w przypadkach przewidzianych przepisami RODO. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

17. Dobrowolność lub obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie wymaganym do złożenia i realizacji zamówienia brak podania danych może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy, dostawę zamówienia, obsługę płatności albo rozpatrzenie reklamacji. W przypadku zapotrzebowań podmiotów leczniczych podanie danych wymaganych przepisami prawa oraz danych niezbędnych do weryfikacji podmiotu i osoby uprawnionej jest warunkiem realizacji takiego zamówienia.

18. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator przetwarza dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych narzędzi lub usług dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewni odpowiednią podstawę takiego transferu zgodnie z obowiązującymi przepisami.

19. Zabezpieczenia danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym ujawnieniem, nieuprawnionym dostępem lub innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

20. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może zmienić niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany sposobu funkcjonowania strony, zmiany zakresu oferowanych usług, zmiany dostawców usług wspierających Administratora albo konieczności doprecyzowania postanowień dokumentu.

Nowa wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie i obowiązuje od daty wskazanej w jej treści.